Politique de confidentialité

Introduction

CONVACTA inc. (« nous », « notre », « CONVACTA ») s'engage à protéger la vie privée et les renseignements personnels de ses utilisateurs conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (LPRPSP) du Québec, telle que modifiée par la Loi 25, ainsi qu'à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE/PIPEDA) du Canada.

Cette politique décrit comment nous collectons, utilisons, divulguons et protégeons vos renseignements personnels lorsque vous utilisez notre plateforme de gestion d'assemblées.

Renseignements personnels collectés

Nous collectons les renseignements personnels suivants dans le cadre de nos services :

Renseignements d'identification

• Nom complet et prénom
• Adresse courriel
• Numéro de téléphone (optionnel)
• Numéro d'unité ou référence de copropriété

Renseignements liés aux assemblées

• Votes et choix de vote lors des résolutions
• Enregistrements vidéo et audio des réunions (si activés)
• Transcriptions générées par intelligence artificielle
• Procurations et mandats de vote

Renseignements techniques

• Adresse IP et informations de connexion
• Type de navigateur et appareil utilisé
• Données de session et préférences de langue

Finalités de la collecte

Nous collectons vos renseignements personnels aux fins suivantes :

• Fournir nos services de gestion d'assemblées et de vote électronique
• Vérifier votre identité et votre droit de vote
• Générer des procès-verbaux conformes aux exigences légales
• Envoyer des convocations et rappels de réunion
• Assurer la conformité légale (Loi 16 QC, règlements de copropriété)
• Améliorer nos services et résoudre les problèmes techniques

Communication à des tiers

Nous pouvons partager vos renseignements avec les fournisseurs de services suivants, uniquement dans la mesure nécessaire à la prestation de nos services :

• LiveKit Cloud - Vidéoconférence en temps réel (hébergement aux États-Unis)
• SendGrid - Envoi de courriels transactionnels
• AWS/Cloud - Hébergement et stockage de données

Ces fournisseurs sont liés par des ententes de confidentialité et ne peuvent utiliser vos renseignements qu'aux fins prévues.

Transferts hors Québec

Certains de nos fournisseurs de services sont situés à l'extérieur du Québec, notamment aux États-Unis. Conformément à l'article 17 de la LPRPSP, nous nous assurons que ces transferts offrent une protection adéquate de vos renseignements personnels.

Avant tout transfert, nous effectuons une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et mettons en place des mesures contractuelles appropriées.

Conservation des renseignements

Nous conservons vos renseignements personnels selon les durées suivantes :

• Données de compte : Durée de la relation d'affaires + 3 ans
• Procès-verbaux et documents d'assemblée : Minimum 7 ans (exigences légales)
• Enregistrements vidéo : 90 jours après l'assemblée, sauf demande de conservation

Mesures de sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles pour protéger vos renseignements personnels :

• Chiffrement des données en transit (TLS 1.3) et au repos (AES-256)
• Authentification sécurisée et gestion des accès
• Surveillance continue des systèmes et détection des intrusions
• Formation du personnel sur la protection des renseignements personnels

Témoins de connexion (Cookies)

Notre plateforme utilise des témoins de connexion (cookies) pour les fins suivantes :

• Témoins essentiels - Nécessaires au fonctionnement de la plateforme (session, authentification)
• Témoins fonctionnels - Mémorisation de vos préférences (langue, paramètres)
• Témoins analytiques - Analyse de l'utilisation pour améliorer nos services (avec votre consentement)

Incidents de confidentialité

En cas d'incident de confidentialité présentant un risque sérieux de préjudice, nous vous aviserons dans les meilleurs délais conformément aux exigences de la Loi 25. Nous notifierons également la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) selon les modalités prévues par la loi.

Modifications à cette politique

Nous pouvons modifier cette politique de confidentialité de temps à autre. En cas de modification substantielle, nous vous en informerons par courriel ou par un avis visible sur notre plateforme au moins 30 jours avant l'entrée en vigueur des modifications.